人事評価制度の流れをご説明いたします
まずは既存の評価制度があるならば、そちらを分析致します。
昔作った評価制度が眠っていたり、運用が形骸化していませんか？
昔、何十万、何百万円もかけて作った制度が使われず眠っていたらもったいないことです。
もう一度分析して何が問題であったか検証していきませんか。
もしかしたら今のニーズにあうようにリニューアルできるかもしれません。
今の人事評価はしっかりと運用できているでしょうか。
評価してもその結果を利用せず、単なる義務として時間を費やしているだけではありませんか。
そのままの人事評価制度では運用に労力がかかるだけです。
本当に必要な内容だけにして、コンパクトで実効性のある運用を目指しましょう。
評価の分析結果をもとに見直すだけで、革新的な制度にリニューアルできるかもしれません。
当グループでは、既存の評価制度を分析、問題点を洗い出し、その改善案までアシストしております。
ここで終了ならば費用は５万円しかかかりません。
ここから新規に評価制度を作成される場合は、先ほどの５万円はプラン料金から引かせていただきます。
ここからは、具体的な人事評価制度の設計に入っていきます。
制度設計
会社が考える理想の社員像
社員に関して、どのような理想像をお持ちですか。
自分の意志を汲んで行動してくれる
同じミスを繰り返さない
言ったことはキチンと行動する
自分から会社のためになる意見を積極的に言う
などなど、会社が考える理想像を人事評価制度にて細かな項目を作成、落とし込みますので、先ずは概要をイメージしてください。
等級表の作成（社員のランク分け）
一般職、管理職に分け、各職の中に等級を設けるなど、等級分けをします。
管理職がいない会社は「リーダー」「主任」など、下を引っ張っていく役を新たに作り、組織化し未来を担わせる者を創造します。
仕事調査票の作成
仕事調査票とは、各従業員が行っている仕事の内容を洗い出すためのものです。
従業員に１週間、仕事の内容を記入してもらいます。
従業員自身がなにをしているか把握させるとともに、会社も細かく把握することによって、何が足りないか、何をやりすぎているのかが見えてきます。それにより、会社の求める社員像が明確化されていきます。
そして、その求める社員像を評価項目に落とし込んでいきます。
必要に応じて、この機会に従業員と面談して人事評価制度を行うことをお伝えください。
経営理念
経営理念がすでに在る場合は、その理念に則った人事制度の方向性を考え、無い場合は、創業から現在までの軌跡、実績をふまえ、経営理念作成のお手伝いをいたします。
経営理念は、会社の根幹であり、人事評価制度を構築するうえでも重要になります。
評価項目/定義の作成
これまでの行ってきた事をふまえてどういう社員になってほしいのか、社員に求める行動をコンピテンシーカードを使って考えます。
コンピテンシーとは、高い業績をあげる人の行動特性のことです。
会社が重要と思うことがらを抽出していきます。
例として、
製造職
慎重さ：しっかり確認し、思い込みで作業しない
迅速さ：やるべきことの初期動作が速い
コスト意識：無駄な材料を使わず、最低限のコストで業務遂行をしている
営業職
誠実さ：仕事・他人に対して、真心をこめて行動している
目標達成への執着：最後まであきらめずに、やれることはすべてやり、目標達成を成している
条件交渉力：お客様の言いなりにならず簡単な妥協はせず、協力・理解を取り付ける
管理職
理念・方針の共有：経営理念・方針を部下、後輩に説明し、実行させている
指揮・命令：目標達成のために、部下・後輩に規則や手順を指示し、徹底して守らせている
経営幹部との関係：役員に対し、提案、意見をしている
などを選択し、優先順位をつけて評価項目に落とし込んでいきます。
項目は多数出てくると思いますが、評価項目が多すぎると、何が求められているのか社員に伝わりません。優先順位をつけて重要な項目に絞るのが重要です。
それにより会社が社員にやってほしいこと、そうでないことをわかってもらえて、社員も自分が何を求められていかが明確になり、会社全体で同じ方向を向いて進んでいけます。
２回目の評価からは、既に達成している目標は外し、新たな目標を取り入れ、カスタマイズしてください。
評価は、社長だけが行うのであればいいのですが、管理職も含めて行うのであれば、評価基準の統一として管理職研修の実施をお勧め致します。
こちらはオプションで行っております。
評価基準
評価基準は、S、A、B、Cの４段階評価を推奨しています。
なぜなら、５段階評価にすると、どうしても真ん中に評価が固まるため、制度が機能しなくなりますので、あえて優劣を決めて頂きます。
評価体系
評価期間は３か月を推奨しています。
その理由としては、社員のモチベーションも持続し、目標達成のための問題点を早期発見し早く対策を打てるためです。
評価時に面談を行うことで、意見交換の場が作られます。
今まで言い出せなかった社員も機会を追うごとに慣れてきますので、発言をしてくれるようになります。
優秀な社員の考えていることも事前に察知できるようになり、急な離職の防止にも役立ちます。
人事評価制度規程の作成
就業規則がまだない会社様は、ご相談をお受けいたします。
運用方法の説明
評価を行ったあと、その結果を社員にフィードバックすることが重要です。
フィードバックすることで、社長の思い描いている方針や社員の足りないところを指摘し、さらなる成長に繋げてもらいます。
紙に記載して面談で直接伝えてあげることがベストです。
ここでも、社員からの意見を聞いてあげることで、風通しのよい職場へ変わっていきます。
評価の結果は、賞与に連動させてもいいでしょうし、適材適所を考えることにも役立ちます。
社員説明会
必要に応じて実施させて頂きます。
ここまでが、プロデュースプラン（給与非連動型）の内容です。
リンゲージプラン（給与連動型）は、これに加え、賃金規程、賃金テーブル、昇降給のルールの作成を行います。
社員間で、パフォーマンスに見合った給与になっていないこと、例えば優秀な社員は仕事の負荷や責任、貢献度など大抵は大きくなるものですが、それを適正な報酬で評価してあげなければやがて不満が募り、離職へと繋がります、優秀な社員の流失は相当な痛手となります。また、入社の際にバラバラの賃金を設定していたので、不公平感のある体系になっているなど、不平不満が生まれないよう人事評価制度を使って体系を見直し、透明感、納得感の在る会社にしましょう。
最後に
離職理由で一番多いのが「仕事のできない上司の下で働いている」です。出来ない上司が一人いるだけで、優秀な人材からどんどん流出していきます。人材不足の今、早急に人事評価制度を使って、出来ない上司は教育するか、評価に応じたポジションに異動させる。出来る社員は引き上げる。人材の流失を防ぐために、頑張っている社員にはわかりやすく、目に見える形で評価することが大事です。
人事評価を行っていれば、懲戒処分による社員とのトラブルも、エビデンス/証拠として残るので会社には有利となります。
人事評価を中心として、働き方改革に関するご相談もお受け致します。